Korespondencja obsługiwana przez Punkt Obłsugi Klienta

Każdego dnia przez ręce pracowników Punktu Obsługi Klienta (POK) Urzędu Gminy przepływają dziesiątki dokumentów. Załączony wykres pokazuje miesięczną ilość obsługiwanej korespondencji (z pominięciem spamu).

Ale żeby zrozumieć pracę wkładaną w obsługę korespondencji należy zapoznać się z tym fragmentem obiegu dokumentów, którym zajmuje się POK.

Korespondencja przychodząca

Korespondencja wychodząca

Z punktu widzenia POK dzięki wprowadzeniu w urzędzie elektronicznego obiegu dokumentów prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej uległo znacznemu przyspieszeniu.

Natomiast wprowadzenie elektronicznej książki nadawczej przyspieszyło ich wypełnianie, zniosło koszty zakupu książek nadawczych, usprawniło przekazywanie korespondencji placówce pocztowej oraz umożliwiło bieżące śledzenie nadanych przesyłek.

Ale praca z korespondencją to nie wszystko co dzieje się w Punkcie Obsługi Klienta. Pracownicy codziennie obsługują centralę telefoniczną i łącząc dziesiątki rozmów, obsługują odwiedzających urząd interesantów, udzielają odpowiedzi i wskazówki co do sposobu załatwienia konkretnej sprawy, pomagają w wypełnianiu formularzy itd.